Personoplysninger i Skovbo Karate Klub.

Den nye databeskyttelseslov og EU persondataforordning

Indledning

Nye EU regler og en ny dansk databeskyttelseslov træder i kraft fredag den 25. maj 2018. Det betyder at Persondataloven erstattes af EU’s persondataforordning den 25. maj 2018. Forordningen vil i Danmark blive suppleret med nogle nationale regler i en suppleringslov (databeskyttelsesloven).

Denne ændring medfører at alle Idrætsforeninger skal justere deres håndtering af persondata, så de lever op til de nye krav.

Overordnet set er det disse krav som man skal leve op til:

  • Foreningen skal altid have et sagligt formål med at behandle personoplysninger, og skal begrænse behandlingen til det, der er nødvendigt i forhold til det saglige formål.
  • Foreningen skal kunne dokumentere, at der er overblik over behandling af personoplysninger: Hvilke oplysninger behandles, hvem behandler dem, hvor arkiveres de m.v. Dette skal beskrives i en såkaldt fortegnelse.
  • Foreningen skal orientere den registrerede (medlemmer, trænere m.v.) om, hvilke oplysninger der behandles og hvorfor.
  • Foreningen skal have en tilpas datasikkerhed, og skal i nogle tilfælde anmelde brud på sikkerheden til Datatilsynet.

Med dette dokument vil vi i Skovbo Karate Klub give medlemmere et indblik i klubbens håndtering af person data, ved at besvare følgende.

  1. Hvorfor registrer vi medlemers personoplysninger ?
  2. Hvem har ansvaret for data i Skovbo Karate Klub?
  3. Hvem behandler medlemmers data ?
  4. Hvilke data bliver registreret ?
  5. Hvem har adgang til dine data ?
  6. Hvordan får du adgang til at se og rette du dine data ?
  7. Hvordan slettes data ?
  8. Hvor opbevares data ?

1. Hvorfor registrer vi medlemers personoplysninger ?

Skovbo Karate Klub skal bruge medlemmers information for at kunne:

  • Opfølge op på medlemmers gradueringer
  • Opfølge op på medlemmers præstationer (stævner, lejr o.l)
  • Opbevare kontaktinformation til medlemmers forældre eller værge (medlemmer under 18 år).
  • Behandle medlems-kontingent

2. Hvem har ansvaret for data i Skovbo Karate Klub?

Skovbo Karate Klubs cheftræner og formand er dataansvarlig.

Dataansvarlig: Mugo Petersen.

3. Hvem behandler medlemmers data ?

Der er i dag to medlemsregistre. Det ene er til vedligeholdelse af medlemmer og medlemmers præstationer og det andet er til håndtering af medlemmers kontingentbetaling.

Mugo Petersen (Cheftræner og Formand), håndterer medlemsregistret der har med medlemmer og deres præstationer.

Inge Hemmingsen (Kasserer), håndterer medlemsregistret der har med medlemmers kontingent at gøre.

4. Hvilke data bliver registreret ?

Skovbo Karate Klub registrer følgende 'Almindelige personoplysninger', på alle medlemmer:

Herudover registreres også karate specifikke informationer, som:

Herudover registreres kontingent information pr. medlem (behandles af kasserer): Udover de almindelige personloplysninger:

Skovbo Karate Klub vil også registre begivenheder som medlemmere deltager i. F.eks. stævner, lejre o.l.

4.1 Personoplysninger med en højre grad af beskyttelse

Skovbo Karate Klub registrer på nuværende tidspunkt ikke personoplysninger der kræver højre grad af beskyttelse.

5. Hvem har adgang til dine data ?

Medlemsinformation tilgås elektronisk via en Web Applikation.

5. Hvordan får du adgang til at se og rette dine data ?

Du kan bede om at få tilsendt alle data om dig via email. Send forespørgsel til skovbokarat@gmail.com

6. Hvordan slettes data ?

Medlemmer får adgang til at rette egne data, men vil ikke selv kunne slette deres information. For at slette et medlem skal medlemmet melde sig ud af klubben og samtidig bede om at blive slettet. Hvis et medlem melder sig ud uden at bede om sletning, bliver medlems information opbevaret i Skovbo Karate Klubs register i 3 år efter udmeldelse.

Dette gælder alle medlemmere.

Tidligere medlemmere kan til enhver tid bede om at blive slettet fra klubbens registre.

6.1 Sletning af data for sortbælter

Sortbælter kan vælge at lade deres data blive stående i mere end 3 år, hvis de ønsker det. Dette er især fordelagtigt hvis man ønsker at bevare sin graduerings-historik.

7. Hvor opbevares data ?

Data opbevares elektronisk i to data-registre. Det ene opbevares i skyen via Firebase som er ejet af Google.

Det er vigtigt at bemærke at det ikke er Googles reklamebaseret platform der er tale om. Klik på nedenstående link, for at læse mere om deres privatlivspolitik, som også følger samme retningslinjer for GDPR (General Data Protection Regulation).

https://policies.google.com/privacy/update?hl=da

Kasseren har ligeledes et medlemsregister, som udover at indeholde medlemmers almindelige oplysninger, også indeholder kontingent-betalingsinformation og historik.